【貨代必備】貨運(yùn)代理+訂艙+操作流程細(xì)分

貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)員在因外配訂艙面對(duì)的是每一單不同的船東或貨代，根據(jù)各家不同的操作規(guī)定提供海運(yùn)服務(wù)。

一.配船指南

適用于所提供的各條航線(xiàn)服務(wù)以及拼箱服務(wù)。

二.訂艙對(duì)象及方式

以?xún)r(jià)格優(yōu)先，航線(xiàn)好為宗旨，選擇有優(yōu)勢(shì)的船東或貨代訂艙。

訂艙方式：以書(shū)面訂艙(填寫(xiě)訂艙單)

訂艙代理指定的托運(yùn)單格式

非指定的訂艙格式(中海托運(yùn)單的格式)

三.審核托運(yùn)單訂艙注意事項(xiàng)

在收到經(jīng)運(yùn)價(jià)中心審核過(guò)和訂艙單后，開(kāi)始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容：

預(yù)配船期

箱型，箱量

貨名或貨類(lèi)

重量，體積(拼箱必須提供的大約數(shù))

起運(yùn)港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)

付費(fèi)條款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)

運(yùn)輸條款以及特別注意事項(xiàng)的要求

經(jīng)過(guò)運(yùn)價(jià)中心審核運(yùn)費(fèi)無(wú)誤后，向船東或貨代訂艙。

四.取得訂艙確認(rèn)應(yīng)注意事項(xiàng)

通過(guò)不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認(rèn)單(SHIPPING ORDER)后，將S/O上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話(huà)，傳真以及EMAIL地址，再將SO傳真給予客戶(hù)。若客戶(hù)要委托拖車(chē)裝箱跟報(bào)關(guān)的，先于提前1-2天安排落實(shí)好拖車(chē)計(jì)劃與報(bào)關(guān)事項(xiàng)。

五.FMS系統(tǒng)錄入以及核查各項(xiàng)費(fèi)用

錄入的依據(jù)是以BOOKIN GREPORTD 右上運(yùn)價(jià)中心人員注明的工作號(hào)，輸入工作號(hào)調(diào)出該票將相對(duì)應(yīng)的SO資料錄入。先核對(duì)客戶(hù)名稱(chēng)，在訂艙號(hào)處輸入SO號(hào)，船名航次，截關(guān)日，ETD船舶離港時(shí)間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱(chēng)，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備注注明就在海運(yùn)界面里點(diǎn)擊訂艙欄里的備注欄注明。點(diǎn)擊費(fèi)用管理界面，與BOOKING REPORT上的費(fèi)用相核對(duì)，做好相關(guān)記號(hào)，為后面的確認(rèn)費(fèi)用單做好前提工作。

六.跟蹤服務(wù)工作

客戶(hù)憑SO到碼頭打單處換取設(shè)備交接單到具體堆場(chǎng)提空箱裝柜，如客戶(hù)反饋打單處不予打單，則由客服向訂艙代理查明原因，通知客戶(hù)重新打單并向客戶(hù)解釋清楚。

客戶(hù)在碼頭提空柜或還重柜遇到問(wèn)題的，向訂艙單位確認(rèn)后，及時(shí)通知客戶(hù)。

提柜后，由于貨物無(wú)法備齊，貨主要求推遲一個(gè)航次。已經(jīng)提柜后而推遲出口時(shí)間，應(yīng)根據(jù)船公司的船期用箱時(shí)間表，合理安排用箱時(shí)間若超過(guò)船公司提供的免費(fèi)用箱期限，將依照有關(guān)規(guī)定征收集裝箱超期使用費(fèi)。

因貨主原因來(lái)不及按時(shí)進(jìn)場(chǎng)，申請(qǐng)延遲進(jìn)場(chǎng)?？蛻?hù)需要向我司提出書(shū)面申請(qǐng)LATECOME。在收到客戶(hù)申請(qǐng)后向訂艙代理申請(qǐng)LATECOME，待訂艙代理確認(rèn)后方可通知客戶(hù)是否接受申請(qǐng)，如不予接受則向客戶(hù)說(shuō)明理由。

在旺季期間，每周的航線(xiàn)都必定爆艙，客服必須與船東或貨代代理緊密溝通，了解船期的變化，艙位的最新分配情況，及時(shí)向業(yè)務(wù)員提供最新消息，且向船東或貨代代理申請(qǐng)配船艙位，確保我司訂艙配船艙位。

安排付款以及領(lǐng)取正本提單和電放放貨

客服在船舶截關(guān)的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補(bǔ)料給訂艙代理的同時(shí)向她催要DEBITNOTE，把對(duì)單時(shí)間與付款時(shí)間相互協(xié)調(diào)完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統(tǒng)上的費(fèi)用管理界面核對(duì)，把應(yīng)付訂艙代理的部分款項(xiàng)核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤，蓋上顯示我們公司的發(fā)票抬頭和地址的章確認(rèn)給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費(fèi)用與FMS系統(tǒng)上的費(fèi)用不符或者遺漏，要及時(shí)跟運(yùn)價(jià)中心人員溝通，找出原因再確認(rèn)。收到訂艙代理的發(fā)票，填寫(xiě)付款申請(qǐng)，轉(zhuǎn)交商務(wù)中心去安排付款事宜。因客戶(hù)一核對(duì)完提單內(nèi)容，就馬上催要正本提單，所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規(guī)定，當(dāng)天上午到的發(fā)票下午就可以安排付出去，下午到的發(fā)票第二天就可以付款。如當(dāng)天下午沒(méi)銀行回單的，又是客戶(hù)著急要單的，找商務(wù)中心了解清楚，反饋給業(yè)務(wù)員。

每個(gè)訂艙代理對(duì)領(lǐng)取提單的方式不同，按照訂艙代理的格式要求，填寫(xiě)相關(guān)的寄單委托書(shū)，把上面的內(nèi)容列清楚。拿到正本提單，COPY留底并交給商務(wù)中心人員簽收。做電放放貨的，必須經(jīng)商務(wù)中心人員確認(rèn)后方可做電放申請(qǐng)給訂艙代理。每個(gè)訂艙代理的電放格式單要求有所不同，因此按各家訂艙代理要求嚴(yán)格執(zhí)行。