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訂艙是托運人(shippers)或其代理人向承運人(CalTier),即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機構(gòu)等申請貨物運輸,承運人對這種申請給予承諾的行為。與租船運輸不同,班輪運輸中承運人與托運人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進(jìn)行預(yù)約的。只要船公司對這種預(yù)約給予承諾,并在艙位登記簿(space book)上登記,即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運輸?shù)年P(guān)系,并著手開始貨物裝船承運的一系列準(zhǔn)備工作。
一般,在國際貿(mào)易中,出口商總是力爭以CIF價格條件成交。在這種情況下,出口商須承擔(dān)出口貨物的托運工作,將貨物運交國外的進(jìn)口商,所以訂艙工作多數(shù)在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。但是,如果出口貨物是以FOB價格條件成交,則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進(jìn)口商辦理。這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。